Tietosuojaseloste – Pala®:n asiakasrekisteri

1 Yleistä

Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma Oy:n omistamassa Pala-liiketoiminnassa, josta jatkossa käytetään nimeä Pala®. Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste Pala®:n asiakasrekisteristä. Lisäksi selosteessa esitetään EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietoja.

Tämä seloste koskee vain Pala®:ssa toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Pala® luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä. Pala®:lla ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa. 

2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Pala®
c/o Kiinteistömaailma Oy (y-tunnus: 0804835-9)
Aku Korhosen tie 8
00440 HELSINKI
Puhelin: 050 422 6068 / Sari Leppikangas

3 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Marina Salenius
c/o Kiinteistömaailma Oy
Puhelin: 040 738 1776
Sähköposti: marina.salenius@kiinteistomaailma.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Pala® käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti, sekä rekisteröityjä koskevien profiilien luominen rekisteröidyn toimintojen, kiinnostuksen kohteiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen analysoinnin perusteella.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä Pala®:n markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

5 Käsittelyn oikeusperusteet ja Pala®:n oikeutetut edut

Pala®:lla on oikeus käsitellä asiakkaita koskevia tietoja seuraavilla perusteilla:

  • Asiakkaan suostumus (Esimerkki: Asiakas ilmoittaa haluavansa sähköistä suoramarkkinointia)
  • Sopimuksen täytäntöönpano (Esimerkki: Sopimus liittyen Pala®:n verkkopalveluiden tai muiden sen tarjoamien palveluiden käyttöön)
  • Oikeutettu etu (Esimerkki: Pala®:lla on oikeutettu etu käsitellä asiakastietoja silloin, kun rekisteröity on osapuolena tai osallisena kaupassa, on tarjouksen tekijä tai muussa sopimuksessa, joka liittyy Pala®:n suorittamaan palveluun. Pala®:n oikeutettuun etuun perustuu niin ikään asiakastietojen käsittely esimerkiksi petosten sekä Pala®:n verkkopalveluiden väärinkäytösten ehkäisyn ja selvittämisen tarkoituksiin.)

Pala®:lla saattaa olla oikeus käsitellä asiakkaan tietoja useiden oikeusperusteiden perusteella. 

6 Henkilötietoryhmät

Pala®:n asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
  • henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • kansalaisuus  
  • kieli
  • yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot

Rekisteröidyn kanssa solmittuun sopimukseen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, 

  • sopimuksen solmimispäivä sekä mahdollinen voimassaoloaika
  • sopimuksen sisältö ja ehdot
  • sopimuksen suorittamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen sopimuksen suorittamiseksi
  • sopimuksen suorittamista koskevat tiedot

Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot
  • Pala®:n sähköisiä palveluita koskevat rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana tai muu tunnistamista koskeva tieto
  • Pala®:n palveluiden asiointi- ja käyttötiedot, mukaan lukien rekisteröidyn palveluihin tuottama sisältö
  • rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn selaimen tai muun päätelaitteen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio)
  • rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai hinta-arviota koskeva pyyntö
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

7 Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

8 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa sekä rekisterinpitäjän omistajatahon kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereihin. Asiakastietoja luovutetaankin säännönmukaisesti omistajatahon konsernin sisällä esimerkiksi Danske Bank A/S, Suomen sivuliikkeelle, joka käyttää tietoja muun muassa omien palveluidensa tarjoamiseksi. Danske Bank A/S, Suomen sivuliikkeen tietosuojaseloste on saatavilla täältä. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta.

Pala® voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Pala® käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), joille Pala® siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Pala® on näille osoittanut. Pala® on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty. 

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Rekisteröity voi pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun tietosuojavastaavaan.

9 Henkilötietojen säilytysajat

Pala® säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät sopimukseen, niin tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista sopimukseen liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. 

10 Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Pala®:lta vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Pala® käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. 

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Pala® voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Pala® toimittaa tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Pala®:lta häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. 

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnön ovat osoitettava yllä mainitulle tietosuojavastaavalle.

12 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli Pala® käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus. 

13 Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Pala®:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä

14 Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Pala®:n palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Pala®:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröity ei voi käyttää palvelua.